Un exemple de journée pour une cérémonie à 15 h
| Heure | Séquence | Responsable |
|---|---|---|
| 09:00 | Coiffure et maquillage | Prestataire beauté |
| 11:30 | Installation du lieu, traiteur et fleuriste | Témoin logistique |
| 13:30 | Photos des préparatifs | Photographe |
| 14:30 | Accueil des invités | Témoins |
| 15:00 | Cérémonie | Officiant |
| 16:00 | Photos de groupe, puis cocktail | Photographe |
| 19:30 | Entrée en salle et dîner | Traiteur |
| 23:00 | Ouverture de bal | DJ |
| 00:00 | Pièce montée ou feu d'artifice | Traiteur |
| 02:00 | Fin du service bar | Lieu |
Les marges à ne pas supprimer
- Trente minutes entre la cérémonie et les photos de groupe : tout le monde discute, personne ne se range.
- Quinze minutes avant l'entrée en salle, systématiquement grignotées.
- Une heure entre la fin du cocktail et le dîner si le lieu doit être retourné.
Le document qui sauve la journée
Imprimez le déroulé avec les contacts des prestataires, les soldes restant à régler et le nom du responsable de chaque créneau. Donnez-le à une personne qui n'est pas vous. C'est la fonction du brief jour J imprimable de OuiPlanner.
Un déroulé n'est pas un programme, c'est un mode d'emploi
Le programme, c'est ce que vivent les invités. Le déroulé, c'est ce que doivent savoir les huit personnes qui font tourner la journée : les prestataires, les témoins, les parents, le coordinateur improvisé.
Il tient sur deux pages imprimées, il donne des heures et des prénoms, et il est distribué la veille. Pas la veille au soir, la veille en début de journée.
Le squelette d'une journée classique
Ajoutez systématiquement quinze minutes de marge après les photos de groupe et après le discours le plus long. Ce sont les deux points où toute la soirée prend son retard.
| Heure | Ce qui se passe | Qui pilote |
|---|---|---|
| 9 h 00 | Préparatifs, coiffure et maquillage | Le témoin de chaque marié |
| 12 h 30 | Déjeuner léger des mariés, souvent oublié | Un témoin |
| 14 h 00 | Arrivée des prestataires, installation | Le coordinateur |
| 15 h 30 | Cérémonie civile ou laïque | L'officiant |
| 17 h 00 | Photos de groupe, puis cocktail | Le photographe |
| 20 h 00 | Entrée en salle et dîner | Le traiteur |
| 23 h 00 | Ouverture de bal | Le DJ |
| 2 h 00 | Fin de service, navettes | Le coordinateur |
Les cinq briefs à préparer
- Le brief prestataires : heures d'arrivée, contacts, accès, emplacement, heure de fin.
- Le brief témoins : qui récupère quoi, qui coupe la musique, qui gère l'urne.
- Le brief famille : places réservées, photos de groupe, personnes à accompagner.
- Le brief discours : ordre, durée maximale, moment exact dans le repas.
- Le brief clôture : rangement, cadeaux, objets à ne pas oublier sur place.
La règle du numéro unique
Un seul numéro de téléphone doit figurer sur tous les briefs, et ce n'est pas celui des mariés. Désignez une personne de contact pour la journée entière, prestataires compris. C'est le meilleur cadeau que vous puissiez vous faire.
Ce qui déraille le plus souvent
- Les photos de groupe : prévoyez la liste écrite des groupes, sinon comptez trente minutes de plus.
- Le discours surprise non annoncé, qui décale le service du plat chaud.
- L'heure de fin de la musique, souvent contractuelle et découverte le soir même.
- Le rangement du lendemain, jamais attribué à personne avant qu'il soit trop tard.
Combien de temps prévoir pour chaque moment
Les retards du jour J viennent presque toujours d'une sous-estimation de trois séquences précises. Voici les durées réelles constatées, à retenir plutôt que celles qu'on imagine.
- Préparatifs de la mariée avec coiffure et maquillage : trois heures, pas deux.
- Trajet et installation des convives avant la cérémonie : trente minutes de plus que prévu.
- Photos de groupe : cinq minutes par groupe, liste écrite en main.
- Cocktail : deux heures maximum, au-delà les convives s'assoient et l'ambiance retombe.
- Service du dîner : deux heures trente pour un repas en trois plats avec discours.
Qui doit recevoir le déroulé
Un déroulé qui reste dans le téléphone des mariés ne sert à rien. Il doit circuler la veille, en version imprimée, auprès de tous ceux qui ont un rôle.
- Les deux témoins, qui deviennent les relais naturels auprès des convives.
- Les parents des mariés, souvent sollicités pour des questions logistiques.
- Le traiteur et le responsable du lieu, avec les heures de service validées.
- Le photographe et le DJ, qui travaillent tous les deux sur des séquences précises.
- La personne de contact désignée, qui garde la version complète et les numéros.
En résumé
Un déroulé du jour J tient en deux pages, donne des heures et des prénoms, prévoit quinze minutes de marge aux deux points sensibles, et désigne un numéro de contact unique. Imprimez-le et distribuez-le la veille.
Questions fréquentes
À quelle heure commencer les préparatifs ?
Cinq à six heures avant la cérémonie pour la mariée avec coiffure et maquillage, trois heures pour le marié.
Combien de temps dure un vin d'honneur ?
Une heure trente à deux heures. Au-delà, les invités s'assoient dehors et le repas décale d'autant.
Quand faire les discours ?
Entre l'entrée et le plat, ou juste avant le dessert. Jamais après minuit, l'attention est partie.
À quelle heure ouvrir le bal ?
Vers 23 h, juste après le dessert, pour enchaîner sans laisser retomber la salle.
Combien de marge prévoir dans le planning ?
Quinze minutes par transition importante et trente minutes avant la cérémonie. Un mariage prend toujours du retard sur les photos de groupe.
Qui doit avoir le déroulé en main ?
Les deux témoins, le traiteur, le photographe, le prestataire musique et la personne qui coordonne la salle.