J-540 à J-400 : les fondations
- Fixer la date et la fourchette de budget.
- Faire la première liste d'invités, même approximative : elle conditionne le lieu.
- Visiter et réserver le lieu de réception, c'est ce qui part le plus vite.
- Envoyer les save the date si la date est en haute saison ou si des invités viennent de loin.
J-400 à J-200 : les gros prestataires
- Traiteur, photographe, DJ ou groupe : les trois prestations qui se réservent un an à l'avance.
- Officiant ou cérémonie laïque, si vous en voulez une.
- Bloquer les hébergements du week-end pour les invités éloignés.
- Commencer les essayages de tenues, en comptant deux à trois mois de retouches.
J-200 à J-90 : le concret
- Envoyer les faire-part, quatre mois avant en général.
- Décoration, fleuriste, location de mobilier, papeterie.
- Dossier de mariage civil en mairie, avec les délais de publication des bans.
- Premier brouillon du déroulé de la journée et de la playlist.
J-90 à J-30 : les réponses et le plan
- Relancer les invités sans réponse, il y en a toujours un quart.
- Faire le plan de table à partir des réponses réelles, pas des invitations envoyées.
- Confirmer le nombre de couverts et régler les soldes qui tombent.
- Répétition de la première danse et de la cérémonie.
La dernière semaine
- Imprimer un brief jour J avec tous les contacts, les horaires et qui fait quoi.
- Confier ce brief à un témoin ou au responsable du lieu.
- Préparer les enveloppes de soldes et de pourboires.
- Ne plus rien décider. Tout ce qui n'est pas fait à J-3 ne se verra pas.
Pourquoi un rétroplanning, et pas une simple liste
Une liste de tâches vous dit quoi faire. Un rétroplanning vous dit quand, et surtout dans quel ordre. C'est cette différence qui évite de découvrir en avril que le photographe libre à votre date a été réservé en février par quelqu'un d'autre.
Le principe est simple : on part de la date du mariage et on remonte le temps. Chaque tâche reçoit une date butoir calculée en jours avant le jour J, et non un vague mois.
Les lieux et les traiteurs les plus demandés se réservent douze à dix-huit mois à l'avance pour un samedi de mai à septembre.Constat partagé par la majorité des prestataires français en haute saison
Le rétroplanning en six paliers
| Palier | Ce qui se joue | Ce qui bloque tout le reste |
|---|---|---|
| J-450 à J-360 | Date, budget global, liste large | Le lieu et le traiteur |
| J-360 à J-270 | Photographe, musique, save the date | Le photographe en haute saison |
| J-270 à J-180 | Tenues, cérémonie, hébergement | Les retouches de la robe |
| J-180 à J-90 | Faire-part, décoration, animations | L'envoi des faire-part |
| J-90 à J-30 | Réponses, plan de table, menus | Le nombre final de convives |
| J-30 à J-1 | Déroulé, briefs, derniers paiements | Le déroulé heure par heure |
Construire le vôtre en quatre étapes
- Posez la date et comptez le nombre de mois restants. Un rétroplanning à huit mois n'a pas les mêmes priorités qu'un rétroplanning à dix-huit.
- Placez d'abord les trois réservations qui conditionnent tout : le lieu, le traiteur, le photographe.
- Accrochez ensuite chaque tâche à un jalon existant. Le plan de table dépend des réponses, donc il vient après la date limite de réponse, pas avant.
- Attribuez un responsable à chaque ligne. Une tâche sans prénom en face est une tâche qui glisse.
La date limite de réponse
Fixez-la à J-45 et non à J-15. Le traiteur demande le nombre définitif environ quinze jours avant, et vous aurez besoin de deux à trois semaines pour relancer les retardataires, ajuster le plan de table et imprimer les menus.
Les erreurs qui coûtent le plus cher
- Envoyer les faire-part avant d'avoir bloqué l'hébergement des proches venus de loin.
- Attendre les réponses pour commencer le plan de table, alors que quatre-vingts pour cent des tables se dessinent bien avant.
- Oublier les échéances de paiement dans le planning : ce sont des dates aussi contraignantes que les rendez-vous.
- Ne rien prévoir pour la semaine qui précède, celle où arrivent les livraisons, les proches et la fatigue.
Adapter le rétroplanning à un délai court
Organiser un mariage en six ou huit mois est parfaitement faisable, à condition d'accepter deux contraintes : moins de choix sur les prestataires, et des décisions prises plus vite.
- Cherchez d'abord les dates disponibles, puis les lieux, et non l'inverse.
- Acceptez un vendredi, un dimanche ou une date hors saison, cela rouvre la moitié du marché.
- Regroupez les visites de lieux sur un seul week-end, avec une décision à la clé.
- Envoyez directement les faire-part, sans save the date, avec une date limite de réponse à J-40.
- Réduisez le nombre de prestataires en privilégiant les lieux qui incluent traiteur et mobilier.
En résumé
Un bon rétroplanning tient en six paliers, part de la date du mariage, et attache chaque tâche à un jalon plutôt qu'à un mois. Réservez le lieu, le traiteur et le photographe en premier, fixez la date limite de réponse à J-45, et mettez un prénom en face de chaque ligne.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour organiser un mariage ?
Douze à dix-huit mois pour un mariage de 100 invités. Six mois restent possibles en acceptant moins de choix sur le lieu et les prestataires.
Que faire douze mois avant le mariage ?
Bloquer le lieu, le traiteur et le photographe, envoyer les save the date et fixer l'objectif de budget. Le reste peut attendre.
Quand envoyer les faire-part ?
Trois à quatre mois avant, avec une date limite de réponse fixée à six semaines avant le jour J.
Que reste-t-il à faire dans le dernier mois ?
Le plan de table, le déroulé heure par heure, les confirmations de prestataires, les paiements de solde et le brief des témoins.
Comment ne rien oublier ?
Rattachez chaque échéance à une personne et à une date. Une tâche sans responsable est une tâche qui saute.
Faut-il un rétroplanning différent pour un petit mariage ?
Les étapes restent les mêmes, les délais se resserrent. Pour 40 invités, huit mois suffisent largement.